ШАБЛОН
приказа об утверждении Порядка возмещения пользователями стоимости утраченных документов библиотечного фонда и Порядка замены пользователями утраченного документа библиотечного фонда с приложениями

Оформляется на бланке приказа организации

Об утверждении Порядка возмещения пользователями стоимости утраченных документов библиотечного фонда и Порядка замены пользователями утраченного документа библиотечного фонда

В целях обеспечения установления справедливой стоимости изданий при возмещении ущерба, нанесенного пользователями Библиотеки в случае утраты документов библиотечного фонда, устранения негативных последствий, возникших в результате утраты пользователями документов библиотечного фонда,приказываю:

1. Утвердить Порядок возмещения пользователями стоимости утраченных документов библиотечного фонда в приложении1 к настоящему приказу.

2. Утвердить Порядок замены пользователями утраченного документа библиотечного фонда в приложении 2 к настоящему приказу.

3. Работникам отдела … [указать отделы или ответственных сотрудников, обслуживающих пользователей] руководствоваться документами, указанными в п.п. 1 и 2 настоящего приказа, при определении стоимости утраченных документов библиотечного фонда и работе с пользователями.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … / оставляю за собой.

УТВЕРЖДЕН

приказом ________________

от ____________ № _____

ПОРЯДОК

возмещения пользователями стоимости утраченных документов библиотечного фонда

I. Определение стоимости утраченного документа библиотечного фонда

1. При обращении пользователя Библиотеки с заявлением об утрате документа библиотечного фонда (далее также издание) дежурный работник (далее — работник) производит расчет справедливой (восстановительной) стоимости издания.

1.1. Для определения справедливой стоимости многотиражного издания, находящегося в свободной продаже, работник осуществляет мониторинг рыночных цен на идентичное или аналогичное издание в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а именно на сайтах, специализирующихся на торговле печатной продукцией.

В целях документального подтверждения данных о рыночных ценах работник производит снимки экрана, содержащие информацию о цене многотиражного издания и дату, и время обращения к данным сайтам.

По итогам мониторинга работник заполняет форму расчета справедливой стоимости документа библиотечного фонда — многотиражного издания (Приложение 1):

— вносит информацию о рыночных ценах на издание (используя не менее трех источников ценовой информации) и определяет справедливую стоимость издания;

— вносит информацию о лице, подготовившем расчет;

— вносит информацию о дате подготовки расчета.

1.2. Для определения справедливой стоимости периодического издания работник осуществляет мониторинг рыночной стоимости подписки на периодическое издание в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а именно на сайтах, специализирующихся на предоставлении услуг по подписке на периодические издания. В целях документального подтверждения данных о рыночной стоимости работник производит снимки экрана, содержащие информацию о цене периодического издания и дату, и время обращения к данным сайтам.

По итогам мониторинга, работник заполняет форму расчета справедливой стоимости документа библиотечного фонда — периодического издания (Приложение 2):

— вносит информацию о рыночных ценах на периодическое издание (используя не менее трех источников ценовой информации) и определяет справедливую стоимость периодического издания;

— вносит информацию о лице, подготовившем расчет;

— вносит информацию о дате подготовки расчета.

1.3. В случае если по результатам мониторинга рыночных цен на идентичное или аналогичное издание в информационно-телекоммуникационной сети Интернет работником установлено, что такое издание отсутствует в свободной продаже, работник осуществляет мониторинг букинистических сайтов.

В целях документального подтверждения данных о ценах работник производит снимки экрана, содержащие информацию о цене издания и дату, и время обращения к данным сайтам.

По итогам мониторинга букинистических сайтов работник заполняет форму расчета справедливой стоимости документа библиотечного фонда — букинистической книги (Приложение 3):

— вносит информацию о ценах на издание (используя не менее двух источников ценовой информации) и определяет справедливую стоимость издания;

— вносит информацию о лице, подготовившем расчет;

— вносит информацию о дате подготовки расчета.

1.4. В случае если если по результатам мониторинга рыночных цен на идентичное или аналогичное издание в информационно-телекоммуникационной сети Интернет работником установлено, что такое издание отсутствует в продаже, в том числе на букинистических сайтах, работник проверяет наличие идентичного или аналогичного издания в фондах других библиотек с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет для определения возможности получения такого издания в порядке межбиблиотечного обмена и изготовления цифровой копии.

В целях документального подтверждения данных о наличии издания в фонде другой библиотеки работник производит снимки экрана, содержащие информацию о наличии издания и дату, и время обращения к данным сайтам.

По итогам мониторинга издания в фондах других библиотек работник заполняет форму расчета восстановительной стоимости документа библиотечного фонда, отсутствующего в продаже (Приложение 4):

— вносит информацию о количестве страниц в издании и определяет восстановительную стоимость такого издания, исходя из утвержденных в Библиотеке расценок на сканирование;

— вносит информацию о лице, подготовившем расчет;

— вносит информацию о дате подготовки расчета.

II. Взаимодействие с пользователем при взимании стоимости утраченного документа библиотечного фонда

2. При взаимодействии с пользователем после расчета справедливой (восстановительной) стоимости утраченного издания работник:

2.1. сообщает пользователю справедливую (восстановительную) стоимость утраченного издания;

2.2. после оплаты пользователем справедливой (восстановительной) стоимости утраченного издания выдает пользователю кассовый чек;

2.3. заполняет квитанцию о поступлении денежных средств и указывает в графе "наименование услуги" — "иные (замена книги)";

2.4. снимает в электронном читательском формуляре задолженность с пользователя.

III. Документальное оформление выбытия издания из библиотечного фонда

3. В целях документального оформления выбытия издания из библиотечного фонда работник:

3.1. распечатывает и подписывает заполненную форму расчета стоимости утраченного издания (Приложения 1–4);

3.2. распечатывает снимки экрана, содержащие изображения страниц сайтов, использованных для расчета стоимости утраченного издания.

3.3. передает указанные в п. 3.1.–3.2. документы работнику отдела … [указать ответственный отдел или работников] и фиксирует передачу документов в Журнале учета документов по изданиям, утраченным пользователями.

3.4. направляет с электронной почты [указать почту отдела обслуживания или иную — в соответствии с алгоритмом библиотеки] на электронную почту [указать специальную почту для учета утерянных книг; например, lost@site.ru; письма с нее должны уходить в отдел, который оформляет списание из фонда, а также в бухгалтерию]письмо, при этом:

— в теме письма указывается инвентарный номер/баркод утраченного издания;

— к письму прикрепляется снимок (снимки) экрана и электронный файл с заполненной формой расчета стоимости утраченного издания (Приложения 1–4).

3.5. По итогам каждого квартала ответственный сотрудник бухгалтерии направляет в отдел комплектования фондов [или сотруднику, ответственному за закупку изданий в фонд] служебную записку с указанием списка утерянных книг и общей суммы поступлений.

УТВЕРЖДЕН

приказом ________________

от ____________ № _____

ПОРЯДОК

замены пользователями утраченного документа библиотечного фонда

1. В соответствии с п. 5.4 приказа Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда" (с изменениями на 2 февраля 2017 г.) допускается возмещение пользователями Библиотеки (далее — пользователями) ущерба в форме замены утраченного документа равноценным.

2. Документ, принимаемый взамен утраченного Пользователем, признается работником Библиотеки равноценным в случае, если он соответствует требованиям, перечисленным в приложениик настоящему документу (далее — требования к равноценному изданию).

3. При обращении пользователя Библиотеки с заявлением об утрате документа библиотечного фонда, работник проверяет документ, предлагаемый Пользователем взамен утраченного, на соответствие требованиям к равноценному изданию.

4. Если работник устанавливает, что документ, предлагаемый Пользователем взамен утраченного, не соответствует требованиям к равноценному изданию, он предлагает Пользователю уплатить справедливую (восстановительную) стоимость утраченного издания или принести издание, которое будет соответствовать требованиям к равноценному изданию, в следующий раз.

5. Если работник устанавливает, что документ, предлагаемый Пользователем взамен утраченного, соответствует требованиям к равноценному изданию, он на месте аннулирует задолженность Пользователя в электронном читательском формуляре пользователя.

6. В целях соблюдения порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, работник передает сведения об инвентарном номере утраченного документа вместе с равноценным изданием, полученным от Пользователя взамен утраченного, работнику отдела … [указать ответственный отдел или работников]для оформления актов на списание и замену.